Proces certifikace

Certifikace zahrnuje:

 

  • přezkoumání žádosti o certifikaci
  • prvotní certifikace
  • rozhodnutí o udělení certifikace
  • 1. dozorový audit provedený do 12 měsíců od kladného rozhodnutí o certifikaci (potvrzení platnosti udělené certifikace)
  • reporting
  • 2. dozorový audit ve 2. roce platnosti certifikace (potvrzení platnosti udělené certifikace)
  • reporting
  • recertifikace ve 3. roce platnosti certifikace (rozhodnutí o prodloužení platnosti udělené certifikace)
  • speciální audity

Přezkoumání žádosti o certifikaci

Přezkoumání žádosti probíhá formou posouzení formální a obsahové úplnosti informací a dokumentů doložených klientem.

Pro přezkoumání žádosti je nutné k žádosti přiložit níže uvedené dokumenty:

  • Dokument s popisem systému řízení poradenské služby (např. Příručka poradenské služby, Příručka kvality apod.);
  • Seznam neakreditovaných a akreditovaných poradců;
  • Přehled poskytnutých poradenských služeb v oblasti zemědělství za 12 měsíců po sobě jdoucích před podáním žádosti;
  • Čestné prohlášení o nestrannosti.

(viz Žádost o certifikaci)

Prvotní certifikace

Pro provedení auditu jmenuje CO ÚZEI tým auditorů kompetentní pro auditování zemědělských oblastí, které chce klient certifikovat. Každý audit je realizován podle plánu auditu. Vedoucí auditor zpracuje plán auditu a zašle jej klientovi certifikace.

Prvotní certifikační audit se provádí ve dvou stupních:

  • První stupeň auditu se provádí na místě u klienta certifikace nebo vzdáleně. Hlavním cílem auditu 1. stupně je vyhodnocení připravenosti klienta ke druhému stupni auditu.
  • Druhý stupeň auditu se provádí za účelem posouzení shody, včetně klasifikace zjištění. Vykonává se osobně na všech pracovištích klienta spadajících do předmětu certifikace.

Rozhodnutí o udělení certifikace

Tým auditorů přezkoumá nálezy z obou stupňů prvotního certifikačního auditu a vyhotoví zprávu z auditu. CO ÚZEI rozhodne o certifikaci na základě přezkoumání výstupů z auditu. V případě kladných zjištění rozhodne CO o udělení certifikace a následně vystaví certifikát. Pokud není certifikace udělena, CO ÚZEI vždy písemně informuje klienta o konkrétních důvodech neudělení certifikace. Pokud má poradenský subjekt stále zájem o certifikaci, je třeba podat novou žádost.

Dozorový audit

V průběhu platnosti certifikace se provádí každý rok minimálně jeden dozorový audit, který ověří, zda je systém řízení certifikovaného klienta udržován, neustále zlepšován a zda je možno ponechat udělenou certifikaci v platnosti. Zohledňují se změny, které u držitele certifikace nastaly. Dozorové audity se provádí vždy na místě u klienta.

Reporting – podávání zpráv

V souladu s požadavky na monitoring prostředí EU je od certifikovaného klienta vyžadováno předložení informací o stavu činností spojených s jeho poradenskou službou. Klient je pravidelně jednou ročně v plánovaný čas automaticky vyzván e-mailem k zaslání těchto informací prostřednictvím online formuláře Reporting ADVIGREEN.

Recertifikace

Recertifikace se provádí ve třetím roce platnosti certifikace za účelem potvrzení trvalé shody a účinnosti systému řízení certifikovaného klienta. O plánování recertifikačního auditu je klient informován CO ÚZEI dva až tři měsíce před vypršením platnosti certifikace. Recertifikační audity se provádějí vždy na místě u klienta.

Rozhodnutí o prodloužení platnosti certifikace

CO ÚZEI rozhoduje o prodloužení certifikace na základě výsledků recertifikačního auditu, a rovněž výsledků přezkoumání systému řízení v průběhu doby trvání platnosti certifikace a stížností obdržených od uživatelů certifikace. V případě kladného výsledku rozhodování je klientovi udělena certifikace na další tříleté období.

Speciální audity

Z důvodu významných změn, stížností, rozšíření rozsahu certifikace, pozastavení platnosti certifikace nebo z jiných příčin může být potřebné provést audit.  Speciální audity nejsou zahrnuty do programu auditů.

Platnost certifikace

Platnost certifikace je stanovena vždy na období 36 měsíců od data Rozhodnutí o certifikaci. Může být ovlivněna výstupy z dozorových auditů, neplněním podmínek certifikace aj.

Pozastavení platnosti certifikace

K pozastavení platnosti certifikace přikročí CO v důsledku neplnění povinností vyplývajících ze Smlouvy o certifikaci (neumožnění provedení dozorových činností nebo neuhrazení nákladů za uskutečněné certifikační činnosti). Certifikace může být pozastavena také v případě neuspokojivého odstranění příčin neshod formulovaných při auditu.
Certifikace může být pozastavena nejdéle na dobu 6-ti měsíců. Doba, po kterou je platnost certifikace pozastavena, se započítává do celkové doby platnosti certifikace.

Odnětí certifikace

Odnětí certifikace CO ÚZEI provede v případě, že nepominou příčiny pozastavení platnosti certifikace. CO odejme platnou certifikaci a vydá Rozhodnutí o odnětí certifikace.

Omezení rozsahu certifikace

Omezení rozsahu certifikace může být provedeno buď na žádost držitele certifikace, nebo v důsledku neplnění požadavků certifikace. Jedná se o vyjmutí nevyhovující podoblasti poradenské služby. Při omezení rozsahu certifikace CO ÚZEI vydá Certifikát s platným rozsahem certifikace.

Ukončení platnosti certifikace

Platnost certifikace může být ukončena zánikem právního subjektu držitele certifikace, vypršením platnosti certifikace nebo na základě písemné žádosti držitele certifikace. CO ÚZEI vymaže subjekt z Databáze certifikovaných subjektů.

Informace o pozastavení, odnětí nebo ukončení platnosti certifikace jsou zveřejňovány na webových stránkách ÚZEI.

Stížnosti a odvolání

Stížnost na činnost pracovníka CO ÚZEI, auditora nebo na činnost certifikovaného subjektu může podat jakákoli dotčená osoba, která se cítí jednáním poškozena. 

Odvolání proti rozhodnutí o certifikaci může podat klient certifikace s písemným odůvodněním do 30-ti dnů od rozhodnutí o certifikaci.

Při řešení stížností a odvolání je vždy zachován princip nestrannosti.

Seznam certifikovaných subjektů

CO ÚZEI zveřejňuje na svých internetových stránkách Seznam certifikovaných subjektů. Převzetím certifikátu klient uděluje souhlas s uveřejněním informací v této databázi.